Υπάλληλος Υποδοχής/ Διοικητικός Βοηθός

Περιγραφή θέσης

Γενικός Ρόλος * Απάντηση σε τηλέφωνο, διεύθυνση ερωτημάτων στο αρμόδιο άτομο, λήψη μηνυμάτων * Διαχείριση εισερχομένων email * Διαχείριση ημερολογίου * Ενημέρωση και διατήρηση καταλόγου * Διατήρηση ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης σε τάξη * Επεξεργασία αλληλογραφίας * Έκδοση τιμολογίων/αποδείξεων πελατών * Διατήρηση τάξης στον χώρο υποδοχής και στην αίθουσα συσκέψεων * Υποστήριξη άλλου προσωπικού Κύρια καθήκοντα και αρμοδιότητες εργασίας * Απάντηση σε τηλέφωνο, έλεγχος και απευθείας κλήσεις * Λήψη και αναμετάδοση μηνυμάτων * Προγραμματισμός συναντήσεων και αποστολή επιβεβαιώσεων συναντήσεων * Λήψη, σάρωση, αποθήκευση και διανομή αλληλογραφίας * Άνοιγμα νέων αρχείων * Διαχείριση AML (καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες) σε αρχεία πελατών * Εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων * Διαχείριση ηλεκτρονικών συναντήσεων (μέσω Zoom) και υποδοχή πελατών για τυχόν επιτόπιες συναντήσεις * Υποστήριξη επαγγελματιών κατά τη διάρκεια τυχόν επιτόπιων συναντήσεων (αναψυκτικά, σάρωση κ.λπ.) * Διαχείριση παραγγελιών γραφικής ύλης * Ad hoc εργασίες όπου απαιτείται Βασικές Ικανότητες * Προφορική και γραπτή επικοινωνία δεξιότητες * Οργάνωση και προγραμματισμός * Προσοχή στη λεπτομέρεια * Πρωτοβουλία και αξιοπιστία * Αντοχή στο άγχος * Δακτυλογράφηση * Excel Δεξιότητες: Word Powerpoint Excel